Pendahuluan
Pada dasarnya, Sistem Informasi Manajemen terdiri dari kata sistem, informasi dan manajemen. Sistem merupakan suatu himpunan dari unsur, komponen atau variabel- variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu.
Informasi adalah data yang telah disusun sedemikian rupa, sehingga bermakna dan bermanfaat karena dapat dikomunikasikan kepada seseorang yang akan menggunkannya untuk membuat keputusan. Data adalah fakta yang tidak sedang digunakan pada proses keputusan, biasanya dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan.
Sedangkan manajemen adalah tindakan yang memikirkan untuk mencapai hasil- hasil yang di inginkan melalui usaha kelompok yang terdiri dari tindakan mendayagunakan bakat- bakat manusia dan sumber- sumber daya. Menurut G. R. Terry, manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan- tujuan tertentu dengan menggunakan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya. Oleh karena itu, sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas- tugas organisasi.
A. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Dan Peranannya Serta Tugas Dalam Proses Manajemen
Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah .
Peranan SIM :
Peranan SIM berbasis Komputer dalam Pengambilan Keputusan
Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang yang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Sedangkan parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi tersebut menurut Wahyono (2003), ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost). Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Dapat pula dikatakan bahwa pengukuran nilai sebuah informasi akan lebih tepat jika menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit.
Sedangkan kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 3 hal pokok, yaitu relevancy, accuracy dan timelinness. Pertama, relevansi (relevancy). Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Pengukuran nilai relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan “how is the message used for problem solving (decision masking)?” Informasi akan relevan jika memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai hasil penjualan barang mingguan kurang relevan jika ditujukan pada manajer teknik, tetapi akan sangat relevan bila disampaikan pada manajer pemasaran. Kedua, akurasi (accuracy). Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya .
Tugas-Tugas SIM:
Ketidak-akuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut.
Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah :
• Kelengkapan (completeness) informasi. “Are necessary message items present?” Informasi yang komplit, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
• Kebenaran (correctness) informasi. “Are message items correct?” Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut. Sebagai contoh, jika sebuah informasi menunjukkan total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai, maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat perhitungan-perhitungan matematis yang ada di dalam prosesnya seperti perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan sebagainya.
• Keamanan (security) infor Pertama, pengembangan adalah upaya untuk membangun sistem informasi manajemen dan kemudian menyempurnakan sistem yang ada serta menambah pendayagunaannya agar sesuai dengan sistem informasi yang telah ditetapkan. Pada sistem informasi manajemen se-perti ini maka pengelolaannya harus lebih bersifat sentralisasi total. Ketepatannya didasarkan pada pertimbangan bahwa inisiatif dan berbagai kesepakatan serta pembakuan perlu dilakukan secara terpusat baik yang menyangkut segi fisik sistem informasi menajemen maupun fungsinya. Ini berarti tidak ada distribusi kerja sama sekali. Kedua, pemeliharaan adalah upaya untuk mempertahankan sistem yang ada agar mampu berjalan secara rutin dan teratur. Pada sistem informasi manajemen ini maka desentralisasi hanya dikenakan pada pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak. Pemantauan ataupun pengambilan keputusan di dalam unit organisasi yang menganut manajerial berjenjang, pada umumya mempunyai perbedaan dalam tingkat kedalaman lingkupnya, sasaran dan program. Perbedaan ini hanya me-nyangkut kedalaman spesifikasi lingkup wilayah maupun jangkaunnya. Makin rendah jenjang manajerial suatu unit, maka makin lebih spesifik pula lingkup wilayah dan jangkauannya. Ini berarti bahwa distribusi kerja sistem informasi manajemen menuntut pula adanya sentralisasi dan desentralisasi antara lain penyimpan data. Keadaan ini ditetapkan dalam sistem jaringan pangkalan data. Ketiga, pengoperasian adalah upaya menjalankan sistem yang ada agar sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang telah ditetapkan.Pada status ini maka desentralisasi dikerjakan pada pengadaan dan pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak serta pelatihan personil. Sedangkan desain sistem masih tetap sentralisasi. Ketiga aspek ini tidak diperlakukan secara total terhadap keseluruhan langkah simultan pengembangan sistem informasi manajemen, tetapi dikenakan pada setiap subsistem, modul, submodul atau aplikasi yang dirancang .
B. Pentingnya Komputer Dalam Menyediakan Informasi, Dan keuntungan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Dalam Pendidikan
Karena komputer adalah sebagai sistem informasi manajemen (SIM) yang merupakan suatu terobaosan besar, karena menyadari bahwa para manajer memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Ketika lembaga pendidikan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajemen. Namun, bukan hanya manajemen yang memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Non manajer dan staf ahli juga menggunakan outputnya.
Selain itu komputer adalah suatu alat elektonik yang mampu melakukan beberapa tugas seperti menerima input, memproses input tadi sesuai dengan programnya, menyimpan perintah-perintah dan hasil dari pengolahan, menyediakan output dalam bentuk informasi. Sedangan Fuori berpendapat bahwa komputer adalah suatu pemroses data yang dapat melakukan perhitungan besar secara cepat, termasuk perhitungan aritmetika dan operasi logika, tanpa campur tangan dari manusia .
Pada dasarnya sebuah komputer adalah alat yang mengolah simbol-simbol baik yang berupa angka, kode huruf, maupun kombinasinya. Simbol-simbol dimasukkan oleh manusia ke dalam komputer melalui alat input, yang mengolahnya melalui cara tertentu, yang dapat dibedakan menjadi cara analog dan digital.
Sistem komputer merupakan kombinasi dari komponen-komponen perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), komunikasi, sumber daya (manusia dan informasi) dan prosedur-prosedur pemrosesan. Kelima komponen tersebut tidak dapat berdiri sendiri dan bekerja sendiri. Karena hardware tidak dapat memproses penggajian misalnya, tanpa adanya program perangkat lunak, demikian pula sebaliknya perangkat lunak atau program komputer yang memuat instruksi-instruksi yang dibutuhkan oleh perangkat keras itulah yang melengkapi tugas-tugas yang diperlukan.
Jauh sebelum adanya teknologi komputer, sistem informasi manajemen (SIM) telah digunakan oleh para pimpinan organisasi atau perusahaan, termasuk manajer dalam upaya pengambilan keputusan. Namun demikian, proses pengambilan keputusan yang dilakukan saat itu masih sangat sederhana. Segala sesuatunya masih berjalan secara manual, masih lamban, karena semua data masih tersimpan dalam lembaran-lembaran arsip yang bermacam ragam. Manakala sang pimpinan membutuhkan berbagai informasi yang berhubungan dengan sesuatu yang harus diputuskan atau diambil kebijakan, maka tidak ada cara lain kecuali membongkar semua arsip yang dibutuhkan. Kalaupun arsip tersebut ditemukan, kadangkala tulisannya sudah kabur, kertasnya sudah kusam, atau bahkan mungkin sudah rusak karena dimakan rayap atau kutu buku dan sejenisnya. Pendek kata, proses pencarian arsip dan dokumen yang dibutuhkan sebagai dasar dari pengambilan keputusan bagi sang pimpinan sangatlah lamban dan membutuhkan waktu yang lama.
Demikian gambaran proses sistem informasi manajemen kala itu, dimana teknologi komputer belum ditemukan. Semuanya serba lamban, tidak efisien dan juga tidak efektif. Dengan hadirnya teknologi komputer seperti sekarang ini, telah mengubah segalanya. Data dan dokumen yang tadinya disimpan secara manual, sekarang semuanya tersimpan secara digital, dengan sekali klik saja, semua dokumen dan data dapat ditampilkan. Hanya dalam hitungan detik saja, data dapat disajikan. Dengan kondisi demikian, tentu saja Sistem Informasi Manajemen (SIM) hanya tinggal mempersiapkan substansinya saja, sedangkan wadah atau kerangkanya dapat dipersiapkan melalui teknologi komputer. Namun demikian, hadirnya teknologi komputer telah merubah persepsi orang kebanyakan. Apabila berbicara tentang Sistem Informasi Manajemen, maka yang diingat adalah komputer dengan sebuah sistem yang saling tersambung dengan berbagai jaringan dalam komputer tersebut. Persepsi seperti ini tentu saja tidaklah semuanya benar, karena teknologi komputer hanyalah sebuah wadah atau fasilitas, yang kehadirannya mempermudah proses dalam Sistem Informasi Manajemen, sedangkan prinsip kerja dan basis dari SIM itu sendiri adalah ilmu manajemen, karena memang SIM itu lahir dari manajemen. Artinya, tanpa adanya manajemen maka SIM itu sendiri sesungguhnya tidak ada. Adapun komputer, kehadirannya seperti proses reaksi kimia bagi katalisator, katalisator dapat mempercepat proses reaksi kimiawi, tetapi dia sendiri bukanlah zat kimianya.
C. Metode Dalam Proses Pengambilan Keptusan
Keputusan Tertutup
Sistem pengambilan keputusan tertutup ialah diketahui dari lingkungannya. Dalam sistem ini pengambilan keputusan dianggap mengetahui semua alternatif dan akibat atau hasil masing-masing alternative, mempunyai suatu metode (aturan, hubungan, dsb) yang memungkinkan ia membuat urutan alternatif yang lebih disukai, dan memilih alternatif yang memaksimumkan sesuatu seperti keuntungan, volume penjualan, atau kegunaan.
Keputusan Terbuka
Model keputusan terbuka menganggap bahwa pengambilan keputusan tidak mengetahui semua alternatif dan semua hasil, melakukan penyelidikan secara terbatas untuk menemukan beberapa alternatif yang memuaskan .
Mengambil keputusan yang memuaskan tingkat keinginannya. Kehidupan manajer dipenuhi dengan serangkaian pembuatan (pengambilan) keputusan-keputusan untuk investasi, menaikkan harga jual, mengambil tindakan terhadap karyawan yang sering terlambat, pemilihan lokasi gudang baru yang harus dibangun, dan masalah-masalah besar ataupun kecil lainnya di mana manajer harus membaut keputusan tindakan apa yang diambil, atau paling tidak menugaskan orang lain untuk memutuskan. Kegiatan-kegiatan pelaksanaan hasil keputusan itu sendiri biasanya dilaksanakan oleh orang lain
Keputusan Takterperogram
Keputusan yang tak-terprogam menyangkut masalah yang kompleks, informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan itu tidak jelas atau mengandung ketidakpastian. Pengambilan keputusan yang seperti ini memerlukan usaha coba-coba (trial and error), dengan mengubah skenario, menambah, mengurangi, atau mengubah informasi tertentu, sehingga diperoleh alternatif yang memuaskan menurut pengambilan keputusan .
Pengambilan keputusan dilakukan melalui beberapa tahap. Menurut Mckenna dalam Sudibyo (2001:227), ada tiga tahap dalam pengambilan keputusan, yaitu tahap intelegence, tahap design, dan tahap choice. Dalam tulisan ini, ketiga tahap tersebut diartikan dengan tahap penemuan masalah, tahap pemahaman masalah, dan tahap pemilihan alternatif.
D. Pegembangan SIM (Sebuah Alasan Organisasi Dalam Melakukan Pe Sistem Menjadi Sistem Baru)
Alasan-Alasan Tersebut Antara Lain Ialah :
Pertama, pengembangan adalah upaya untuk membangun sistem informasi manajemen dan kemudian menyempurnakan sistem yang ada serta menambah pendayagunaannya agar sesuai dengan sistem informasi yang telah ditetapkan. Pada sistem informasi manajemen se-perti ini maka pengelolaannya harus lebih bersifat sentralisasi total. Ketepatannya didasarkan pada pertimbangan bahwa inisiatif dan berbagai kesepakatan serta pembakuan perlu dilakukan secara terpusat baik yang menyangkut segi fisik sistem informasi menajemen maupun fungsinya. Ini berarti tidak ada distribusi kerja sama sekali.
Kedua, pemeliharaan adalah upaya untuk mempertahankan sistem yang ada agar mampu berjalan secara rutin dan teratur. Pada sistem informasi manajemen ini maka desentralisasi hanya dikenakan pada pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak. Pemantauan ataupun pengambilan keputusan di dalam unit organisasi yang menganut manajerial berjenjang, pada umumya mempunyai perbedaan dalam tingkat kedalaman lingkupnya, sasaran dan program. Perbedaan ini hanya me-nyangkut kedalaman spesifikasi lingkup wilayah maupun jangkaunnya. Makin rendah jenjang manajerial suatu unit, maka makin lebih spesifik pula lingkup wilayah dan jangkauannya. Ini berarti bahwa distribusi kerja sistem informasi manajemen menuntut adanya sentralisasi, dan desentralisasi antara lain penyimpan data. Keadaan ini ditetapkan dalam sistem jaringan pangkalan data.
Ketiga, pengoperasian adalah upaya menjalankan sistem yang ada agar sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang telah ditetapkan.Pada status ini maka desentralisasi dikerjakan pada pengadaan dan pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak serta pelatihan personil. Sedangkan desain sistem masih tetap sentralisasi.
Ketiga aspek ini tidak diperlakukan secara total terhadap keseluruhan langkah simultan pengembangan sistem informasi manajemen, tetapi dikenakan pada setiap subsistem, modul, submodul atau aplikasi yang dirancang . Dalam hal itu, mengingat bahwa aktivitas manajerial di bidang perencanaan, administrasi pengelolaan, administrasi pemantauan maupun pengambilan keputusan di dalam unit organisasi yang menganut sistem manajerial berjenjang, pada umumnya mempunyai perbedaan kedalaman lingkupnya, sasaran dan program. Perbedaan ini hanya menyangkut kedalaman spesifikasi lingkup wilayah maupun jangkauannya.
Sentralisasi dan desentralisasi yang dikemukakan di atas bukan berarti sesuatu yang bebas lepas, karena walau bagaimanapun, berjalannya suatu sistem informasi manajemen harus terselenggara di bawah suatu kontrol.
Kesimpulan
Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan..
Pada dasarnya sebuah komputer adalah alat yang mengolah simbol-simbol baik yang berupa angka, kode huruf, maupun kombinasinya. Simbol-simbol dimasukkan oleh manusia ke dalam komputer melalui alat input, yang mengolahnya melalui cara tertentu, yang dapat dibedakan menjadi cara analog dan digital.
Sistem pengambilan keputusan tertutup dapat diketahui dari lingkungannya. Dalam sistem ini pengambilan keputusan dianggap mengetahui semua alternatif dan akibat atau hasil masing-masing alternative, mampunyai suatu metode (aturan, hubungan, dsb) yang memungkinkan ia membuat urutan alternatif yang lebih disukai, memilih alternatif yang memaksimumkan sesuatu seperti : keuntungan, volume penjualan, atau kegunaan. Sedangkan Model keputusan terbuka menganggap bahwa pengambilan keputusan tidak mengetahui semua alternatif dan semua hasil, melakukan penyelidikan secara terbatas untuk menemukan beberapa alternatif yang memuaskan.
Daftar Pustaka
• Drs. Moekijat, Sistem Informasi Manajemen, Edisi Revisi, Cet 5, Remaja Risdakarya Offset, Bandung, 1991.
• Raymond Meloed, Jr, Sistem Informasi Manajemen, Cet 1, Prehellindo, Jakarta, 2003.
• Dr. Made pidata, Manajeman Pendidikan, Bina Aksara, Jakarta 1988.
• Dr. S.P.Siagian, Sistem Informasi untuk pengambilan keputusan, Gunung agung, Jakarta, 1981.
• M. Fisal, MT, SIM Sistem Informasi Jaringan, UIN Malang Pres, Malang , 2008.
• Drs. Kertahadi, M.Com, Sistem Informasi Penunjang Keputusan (Desicion Support System ).
• Wahyudi, dkk, Sistem Informasi Manajemen , Gajah Mada Pres, Yogyakarta
Pada dasarnya, Sistem Informasi Manajemen terdiri dari kata sistem, informasi dan manajemen. Sistem merupakan suatu himpunan dari unsur, komponen atau variabel- variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu.
Informasi adalah data yang telah disusun sedemikian rupa, sehingga bermakna dan bermanfaat karena dapat dikomunikasikan kepada seseorang yang akan menggunkannya untuk membuat keputusan. Data adalah fakta yang tidak sedang digunakan pada proses keputusan, biasanya dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan.
Sedangkan manajemen adalah tindakan yang memikirkan untuk mencapai hasil- hasil yang di inginkan melalui usaha kelompok yang terdiri dari tindakan mendayagunakan bakat- bakat manusia dan sumber- sumber daya. Menurut G. R. Terry, manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan- tujuan tertentu dengan menggunakan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya. Oleh karena itu, sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas- tugas organisasi.
A. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Dan Peranannya Serta Tugas Dalam Proses Manajemen
Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah .
Peranan SIM :
Peranan SIM berbasis Komputer dalam Pengambilan Keputusan
Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang yang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Sedangkan parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi tersebut menurut Wahyono (2003), ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost). Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Dapat pula dikatakan bahwa pengukuran nilai sebuah informasi akan lebih tepat jika menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit.
Sedangkan kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 3 hal pokok, yaitu relevancy, accuracy dan timelinness. Pertama, relevansi (relevancy). Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Pengukuran nilai relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan “how is the message used for problem solving (decision masking)?” Informasi akan relevan jika memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai hasil penjualan barang mingguan kurang relevan jika ditujukan pada manajer teknik, tetapi akan sangat relevan bila disampaikan pada manajer pemasaran. Kedua, akurasi (accuracy). Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya .
Tugas-Tugas SIM:
Ketidak-akuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut.
Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah :
• Kelengkapan (completeness) informasi. “Are necessary message items present?” Informasi yang komplit, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
• Kebenaran (correctness) informasi. “Are message items correct?” Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut. Sebagai contoh, jika sebuah informasi menunjukkan total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai, maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat perhitungan-perhitungan matematis yang ada di dalam prosesnya seperti perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan sebagainya.
• Keamanan (security) infor Pertama, pengembangan adalah upaya untuk membangun sistem informasi manajemen dan kemudian menyempurnakan sistem yang ada serta menambah pendayagunaannya agar sesuai dengan sistem informasi yang telah ditetapkan. Pada sistem informasi manajemen se-perti ini maka pengelolaannya harus lebih bersifat sentralisasi total. Ketepatannya didasarkan pada pertimbangan bahwa inisiatif dan berbagai kesepakatan serta pembakuan perlu dilakukan secara terpusat baik yang menyangkut segi fisik sistem informasi menajemen maupun fungsinya. Ini berarti tidak ada distribusi kerja sama sekali. Kedua, pemeliharaan adalah upaya untuk mempertahankan sistem yang ada agar mampu berjalan secara rutin dan teratur. Pada sistem informasi manajemen ini maka desentralisasi hanya dikenakan pada pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak. Pemantauan ataupun pengambilan keputusan di dalam unit organisasi yang menganut manajerial berjenjang, pada umumya mempunyai perbedaan dalam tingkat kedalaman lingkupnya, sasaran dan program. Perbedaan ini hanya me-nyangkut kedalaman spesifikasi lingkup wilayah maupun jangkaunnya. Makin rendah jenjang manajerial suatu unit, maka makin lebih spesifik pula lingkup wilayah dan jangkauannya. Ini berarti bahwa distribusi kerja sistem informasi manajemen menuntut pula adanya sentralisasi dan desentralisasi antara lain penyimpan data. Keadaan ini ditetapkan dalam sistem jaringan pangkalan data. Ketiga, pengoperasian adalah upaya menjalankan sistem yang ada agar sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang telah ditetapkan.Pada status ini maka desentralisasi dikerjakan pada pengadaan dan pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak serta pelatihan personil. Sedangkan desain sistem masih tetap sentralisasi. Ketiga aspek ini tidak diperlakukan secara total terhadap keseluruhan langkah simultan pengembangan sistem informasi manajemen, tetapi dikenakan pada setiap subsistem, modul, submodul atau aplikasi yang dirancang .
B. Pentingnya Komputer Dalam Menyediakan Informasi, Dan keuntungan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Dalam Pendidikan
Karena komputer adalah sebagai sistem informasi manajemen (SIM) yang merupakan suatu terobaosan besar, karena menyadari bahwa para manajer memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Ketika lembaga pendidikan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajemen. Namun, bukan hanya manajemen yang memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Non manajer dan staf ahli juga menggunakan outputnya.
Selain itu komputer adalah suatu alat elektonik yang mampu melakukan beberapa tugas seperti menerima input, memproses input tadi sesuai dengan programnya, menyimpan perintah-perintah dan hasil dari pengolahan, menyediakan output dalam bentuk informasi. Sedangan Fuori berpendapat bahwa komputer adalah suatu pemroses data yang dapat melakukan perhitungan besar secara cepat, termasuk perhitungan aritmetika dan operasi logika, tanpa campur tangan dari manusia .
Pada dasarnya sebuah komputer adalah alat yang mengolah simbol-simbol baik yang berupa angka, kode huruf, maupun kombinasinya. Simbol-simbol dimasukkan oleh manusia ke dalam komputer melalui alat input, yang mengolahnya melalui cara tertentu, yang dapat dibedakan menjadi cara analog dan digital.
Sistem komputer merupakan kombinasi dari komponen-komponen perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), komunikasi, sumber daya (manusia dan informasi) dan prosedur-prosedur pemrosesan. Kelima komponen tersebut tidak dapat berdiri sendiri dan bekerja sendiri. Karena hardware tidak dapat memproses penggajian misalnya, tanpa adanya program perangkat lunak, demikian pula sebaliknya perangkat lunak atau program komputer yang memuat instruksi-instruksi yang dibutuhkan oleh perangkat keras itulah yang melengkapi tugas-tugas yang diperlukan.
Jauh sebelum adanya teknologi komputer, sistem informasi manajemen (SIM) telah digunakan oleh para pimpinan organisasi atau perusahaan, termasuk manajer dalam upaya pengambilan keputusan. Namun demikian, proses pengambilan keputusan yang dilakukan saat itu masih sangat sederhana. Segala sesuatunya masih berjalan secara manual, masih lamban, karena semua data masih tersimpan dalam lembaran-lembaran arsip yang bermacam ragam. Manakala sang pimpinan membutuhkan berbagai informasi yang berhubungan dengan sesuatu yang harus diputuskan atau diambil kebijakan, maka tidak ada cara lain kecuali membongkar semua arsip yang dibutuhkan. Kalaupun arsip tersebut ditemukan, kadangkala tulisannya sudah kabur, kertasnya sudah kusam, atau bahkan mungkin sudah rusak karena dimakan rayap atau kutu buku dan sejenisnya. Pendek kata, proses pencarian arsip dan dokumen yang dibutuhkan sebagai dasar dari pengambilan keputusan bagi sang pimpinan sangatlah lamban dan membutuhkan waktu yang lama.
Demikian gambaran proses sistem informasi manajemen kala itu, dimana teknologi komputer belum ditemukan. Semuanya serba lamban, tidak efisien dan juga tidak efektif. Dengan hadirnya teknologi komputer seperti sekarang ini, telah mengubah segalanya. Data dan dokumen yang tadinya disimpan secara manual, sekarang semuanya tersimpan secara digital, dengan sekali klik saja, semua dokumen dan data dapat ditampilkan. Hanya dalam hitungan detik saja, data dapat disajikan. Dengan kondisi demikian, tentu saja Sistem Informasi Manajemen (SIM) hanya tinggal mempersiapkan substansinya saja, sedangkan wadah atau kerangkanya dapat dipersiapkan melalui teknologi komputer. Namun demikian, hadirnya teknologi komputer telah merubah persepsi orang kebanyakan. Apabila berbicara tentang Sistem Informasi Manajemen, maka yang diingat adalah komputer dengan sebuah sistem yang saling tersambung dengan berbagai jaringan dalam komputer tersebut. Persepsi seperti ini tentu saja tidaklah semuanya benar, karena teknologi komputer hanyalah sebuah wadah atau fasilitas, yang kehadirannya mempermudah proses dalam Sistem Informasi Manajemen, sedangkan prinsip kerja dan basis dari SIM itu sendiri adalah ilmu manajemen, karena memang SIM itu lahir dari manajemen. Artinya, tanpa adanya manajemen maka SIM itu sendiri sesungguhnya tidak ada. Adapun komputer, kehadirannya seperti proses reaksi kimia bagi katalisator, katalisator dapat mempercepat proses reaksi kimiawi, tetapi dia sendiri bukanlah zat kimianya.
C. Metode Dalam Proses Pengambilan Keptusan
Keputusan Tertutup
Sistem pengambilan keputusan tertutup ialah diketahui dari lingkungannya. Dalam sistem ini pengambilan keputusan dianggap mengetahui semua alternatif dan akibat atau hasil masing-masing alternative, mempunyai suatu metode (aturan, hubungan, dsb) yang memungkinkan ia membuat urutan alternatif yang lebih disukai, dan memilih alternatif yang memaksimumkan sesuatu seperti keuntungan, volume penjualan, atau kegunaan.
Keputusan Terbuka
Model keputusan terbuka menganggap bahwa pengambilan keputusan tidak mengetahui semua alternatif dan semua hasil, melakukan penyelidikan secara terbatas untuk menemukan beberapa alternatif yang memuaskan .
Mengambil keputusan yang memuaskan tingkat keinginannya. Kehidupan manajer dipenuhi dengan serangkaian pembuatan (pengambilan) keputusan-keputusan untuk investasi, menaikkan harga jual, mengambil tindakan terhadap karyawan yang sering terlambat, pemilihan lokasi gudang baru yang harus dibangun, dan masalah-masalah besar ataupun kecil lainnya di mana manajer harus membaut keputusan tindakan apa yang diambil, atau paling tidak menugaskan orang lain untuk memutuskan. Kegiatan-kegiatan pelaksanaan hasil keputusan itu sendiri biasanya dilaksanakan oleh orang lain
Keputusan Takterperogram
Keputusan yang tak-terprogam menyangkut masalah yang kompleks, informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan itu tidak jelas atau mengandung ketidakpastian. Pengambilan keputusan yang seperti ini memerlukan usaha coba-coba (trial and error), dengan mengubah skenario, menambah, mengurangi, atau mengubah informasi tertentu, sehingga diperoleh alternatif yang memuaskan menurut pengambilan keputusan .
Pengambilan keputusan dilakukan melalui beberapa tahap. Menurut Mckenna dalam Sudibyo (2001:227), ada tiga tahap dalam pengambilan keputusan, yaitu tahap intelegence, tahap design, dan tahap choice. Dalam tulisan ini, ketiga tahap tersebut diartikan dengan tahap penemuan masalah, tahap pemahaman masalah, dan tahap pemilihan alternatif.
D. Pegembangan SIM (Sebuah Alasan Organisasi Dalam Melakukan Pe Sistem Menjadi Sistem Baru)
Alasan-Alasan Tersebut Antara Lain Ialah :
Pertama, pengembangan adalah upaya untuk membangun sistem informasi manajemen dan kemudian menyempurnakan sistem yang ada serta menambah pendayagunaannya agar sesuai dengan sistem informasi yang telah ditetapkan. Pada sistem informasi manajemen se-perti ini maka pengelolaannya harus lebih bersifat sentralisasi total. Ketepatannya didasarkan pada pertimbangan bahwa inisiatif dan berbagai kesepakatan serta pembakuan perlu dilakukan secara terpusat baik yang menyangkut segi fisik sistem informasi menajemen maupun fungsinya. Ini berarti tidak ada distribusi kerja sama sekali.
Kedua, pemeliharaan adalah upaya untuk mempertahankan sistem yang ada agar mampu berjalan secara rutin dan teratur. Pada sistem informasi manajemen ini maka desentralisasi hanya dikenakan pada pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak. Pemantauan ataupun pengambilan keputusan di dalam unit organisasi yang menganut manajerial berjenjang, pada umumya mempunyai perbedaan dalam tingkat kedalaman lingkupnya, sasaran dan program. Perbedaan ini hanya me-nyangkut kedalaman spesifikasi lingkup wilayah maupun jangkaunnya. Makin rendah jenjang manajerial suatu unit, maka makin lebih spesifik pula lingkup wilayah dan jangkauannya. Ini berarti bahwa distribusi kerja sistem informasi manajemen menuntut adanya sentralisasi, dan desentralisasi antara lain penyimpan data. Keadaan ini ditetapkan dalam sistem jaringan pangkalan data.
Ketiga, pengoperasian adalah upaya menjalankan sistem yang ada agar sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang telah ditetapkan.Pada status ini maka desentralisasi dikerjakan pada pengadaan dan pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak serta pelatihan personil. Sedangkan desain sistem masih tetap sentralisasi.
Ketiga aspek ini tidak diperlakukan secara total terhadap keseluruhan langkah simultan pengembangan sistem informasi manajemen, tetapi dikenakan pada setiap subsistem, modul, submodul atau aplikasi yang dirancang . Dalam hal itu, mengingat bahwa aktivitas manajerial di bidang perencanaan, administrasi pengelolaan, administrasi pemantauan maupun pengambilan keputusan di dalam unit organisasi yang menganut sistem manajerial berjenjang, pada umumnya mempunyai perbedaan kedalaman lingkupnya, sasaran dan program. Perbedaan ini hanya menyangkut kedalaman spesifikasi lingkup wilayah maupun jangkauannya.
Sentralisasi dan desentralisasi yang dikemukakan di atas bukan berarti sesuatu yang bebas lepas, karena walau bagaimanapun, berjalannya suatu sistem informasi manajemen harus terselenggara di bawah suatu kontrol.
Kesimpulan
Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan..
Pada dasarnya sebuah komputer adalah alat yang mengolah simbol-simbol baik yang berupa angka, kode huruf, maupun kombinasinya. Simbol-simbol dimasukkan oleh manusia ke dalam komputer melalui alat input, yang mengolahnya melalui cara tertentu, yang dapat dibedakan menjadi cara analog dan digital.
Sistem pengambilan keputusan tertutup dapat diketahui dari lingkungannya. Dalam sistem ini pengambilan keputusan dianggap mengetahui semua alternatif dan akibat atau hasil masing-masing alternative, mampunyai suatu metode (aturan, hubungan, dsb) yang memungkinkan ia membuat urutan alternatif yang lebih disukai, memilih alternatif yang memaksimumkan sesuatu seperti : keuntungan, volume penjualan, atau kegunaan. Sedangkan Model keputusan terbuka menganggap bahwa pengambilan keputusan tidak mengetahui semua alternatif dan semua hasil, melakukan penyelidikan secara terbatas untuk menemukan beberapa alternatif yang memuaskan.
Daftar Pustaka
• Drs. Moekijat, Sistem Informasi Manajemen, Edisi Revisi, Cet 5, Remaja Risdakarya Offset, Bandung, 1991.
• Raymond Meloed, Jr, Sistem Informasi Manajemen, Cet 1, Prehellindo, Jakarta, 2003.
• Dr. Made pidata, Manajeman Pendidikan, Bina Aksara, Jakarta 1988.
• Dr. S.P.Siagian, Sistem Informasi untuk pengambilan keputusan, Gunung agung, Jakarta, 1981.
• M. Fisal, MT, SIM Sistem Informasi Jaringan, UIN Malang Pres, Malang , 2008.
• Drs. Kertahadi, M.Com, Sistem Informasi Penunjang Keputusan (Desicion Support System ).
• Wahyudi, dkk, Sistem Informasi Manajemen , Gajah Mada Pres, Yogyakarta
Posting Komentar